Jahresabschluss erstellen: Vorgehensweise und Tipps

Wenn ein kaufmännisches Geschäftsjahr endet, muss dieses auch rechnerisch abgeschlossen werden. Das geschieht mit dem sogenannten Jahresabschluss. In diesem werden alle Gewinne und die allgemeine Lage des Unternehmens festgehalten. Unternehmen sind gesetzlich in der Pflicht, den Jahresabschluss zu erstellen, damit das Geschäftsjahr ausgewertet werden kann. Erfahren Sie hier, wie die Vorgehensweise ist und worauf Sie achten sollten.

Definition: Jahresabschluss

Unter einem Jahresabschluss versteht man den rechnerischen Abschluss eines Geschäftsjahres, in dem der wirtschaftliche Erfolg und die finanzielle Lage des jeweiligen Unternehmens dargelegt werden. Gemeinhin gilt der Jahresabschluss auch als Abschluss der Buchhaltung. Im Rahmen dessen werden daher Dokumente zur Rechnungslage zusammengestellt, die nach einer Überprüfung und Bestätigung veröffentlicht werden.

Was muss ausgewiesen werden?

Wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, sollten Sie darauf achten, dass folgende Dinge ausgewiesen sind:

Sämtliche Vermögensgegenstände
Schulden
Rechnungsabgrenzungsposten
Aufwendungen
Erträge

Darüber hinaus muss der Jahresabschluss einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und Bilanzierung im Grundsatz entsprechen. Die Grundlagen und Beispiele hierfür, finden Sie in unserem Ratgeberbeitrag Jahresabschluss Bilanz. Das bedeutet:

Der Jahresabschluss sollte übersichtlich und klar verständlich (in deutscher Sprache und in Euro) erstellt sein.
Eine Saldierung zwischen Aktiva und Passiva sowie Aufwendungen und Erträgen ist unzulässig.
Der persönlich haftende Gesellschafter muss den Jahresabschluss unterschreiben.
Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Pflicht zum Jahresabschluss erstellen – ja oder nein?

Je nach Unternehmensgröße sind Sie zur doppelten Buchführung – also dazu, einen Jahresabschluss zu erstellen – verpflichtet. In diesem Fall gehören bei Kapitalgesellschaften und Unternehmen, deren Jahresumsatz 600.000 € übersteigt, die Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie ein Lagebericht zum Jahresabschluss dazu. In den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres müssen alle erforderlichen Dokumente für das vergangene Jahr eingereicht werden. Kleine Unternehmen, die nicht zu einer doppelten Buchführung bzw. einem Jahresabschluss verpflichtet sind, müssen binnen der ersten 6 Monate des neuen Jahres lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung einreichen. Auf dieser Grundlage entsteht ebenfalls die Besteuerung des jeweiligen Unternehmens.

Jahresabschluss erstellen: Inhalt

Indem Sie einen Jahresabschluss erstellen, zeigen Sie auf, in welcher wirtschaftlichen Situation sich Ihr Unternehmen befindet. Dazu ist eine ausführliche und korrekte Dokumentation unumgänglich. Selbständige mit Kleingewerbe (siehe Kleinunternehmerregelung) bzw. Freiberufler erstellen in der Regel eine Einnahmeüberschussrechnung (EÜR), deren Regelungen im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt sind.

Unternehmen, die kapitalmarktorientiert sind, müssen sich an die Richtlinien der International Financial Reporting Standards (IFRS) halten. Mittelständige Unternehmen haben die Wahl: Dokumentation nach HGB oder IFRS.

Je nach Unternehmensform bzw. Rechtsform und den geltenden rechtlichen Vorschriften gestaltet sich der Jahresabschluss besonders umfangreich oder enthält lediglich wichtige Hauptpunkte.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, was im Jahresabschluss jeweils enthalten sein muss:

	Kleingewerbe & Freiberufler	Unternehmen & Konzerne
Bilanz	Ja	Ja
Gewinn- und Verlustrechnung	Ja	Ja
Anhang	Ja	Ja
Lagebericht	optional	Ja
Eigenkapital- veränderungs- rechnung	mit Konzern abschlüssen	Ja
Segment- berichterstattung	mit Einzel abschlüssen	Ja
Kapitalfluss- rechnung	X	Ja

Ablauf des Jahresabschlusses

Bei Unternehmen, die zu einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind und einen Jahresabschluss erstellen müssen, läuft der Prozess in der Regel ähnlich ab:

Aufstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung
Erstellen von Anhang und Lagebericht
Eventuelle Zwischenberichterstattung
Zur Prüfung vorlegen
Bei Aktiengesellschaften: Prüfung durch den Aufsichtsrat
Billigung/Feststellung

Wer erstellt einen Jahresabschluss?

Die meisten Unternehmen, die einen Jahresabschluss erstellen müssen, lassen diesen durch ihre eigene Buchhaltungsabteilung im Betrieb dokumentieren. Sollten keine existieren, dann besteht die Möglichkeit, die entsprechenden Arbeitsschritte auszulagern. In diesem Fall sollten Sie sich an einen Steuerberater für Unternehmen in Ihrer Nähe wenden. Lesen Sie dazu vorab, wie viel ein Bilanzbuchhalter kostet und was ihnen der Bilanzbuchhalter alles abnehmen kann.

Veröffentlichungspflicht

Ein Jahresabschluss, der von einer GmbH erstellt wird, unterliegt der Veröffentlichungspflicht. Das bedeutet, dass innerhalb eines Jahres nach dem Geschäftsjahresende im Bundesanzeiger der Jahresabschluss des Unternehmens veröffentlicht und damit jedem zugänglich gemacht werden muss. Für Verstöße gegen die Pflicht zur Veröffentlichung winkt ein Bußgeld in Höhe von 25.000 €.

Neben Personengesellschaften sind auch Kreditinstitute, Versicherungen, Pensionfonds und Zweigniederlassungen aus dem Ausland dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss zu dokumentieren. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die in drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der folgenden Kriterien erfüllen, ihren Jahresabschluss ebenfalls veröffentlichen:

Bilanzsumme von mehr als 65 Mio. €
Umsatzerlöse von mehr als 130 Mio. €
Durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern: 5.000 €

Was muss veröffentlicht werden?

Große und mittelgroße GmbHs sind verpflichtet, Folgendes im Rahmen des Jahresabschlusses zu veröffentlichen:

Bilanz
Gewinn- und Verlustrechnung
Anhang
Lagebericht
Beschlüsse der Gesellschafterversammlung (im Zusammenhang mit der Ergebnisverwertung)

Kleinst-GmbHs (weniger als 10 Mitarbeiter, weniger als 350.000 € Bilanz und weniger als 700.000 € Umsatzerlöse) sind nicht zur Veröffentlichung verpflichtet. Kleine GmbHs (weniger als 50 Mitarbeiter, weniger als 6.000.000 € Bilanz und weniger als 12.000.000 € Umsatzerlöse) müssen lediglich eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung dokumentieren. Ein Beschluss über die Verwendung des Gewinns sowie das Publizieren des Anhangs ist auch für diese nicht verpflichtend.

Befreiung vom Jahresabschluss

Unter bestimmten Umständen können Einzelkaufleute sich von der Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses befreien lassen: Wenn ersichtlich ist, dass in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 60.000 € an Umsatzerlösen und pro Geschäftsjahr ein maximaler Überschuss von 60.000 € festgestellt werden konnte, müssen Sie keinen Jahresabschluss erstellen. Sobald aber einer der Grenzwerte an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen überschritten wird, besteht wieder eine Bilanzierungspflicht.

Jahresabschluss einreichen

Welche Fristen gelten?

Grundsätzlich gilt als Faustegel: Der Jahresabschluss ist fällig, wenn die betriebliche Steuererklärung fällig ist. Als Stichtag für Angaben zum abgelaufenen Jahr gilt auch hier also der 31. Juli des jeweils aktuellen Jahres. Eine Fristverlängerung kann auch für einen Jahresabschluss beantragt werden.

Wo muss der Jahresabschluss eingereicht werden?

Den vollständigen Jahresabschluss erhält das zuständige Finanzamt. Auch hier erfolgt – wie bei einer Steuererklärung – die Übermittlung auf elektronischem Weg über die bekannten Softwareprogramme. Diese sind insbesondere dann zu empfehlen, wenn sie eine integrierte Schnittstelle zum Finanzamt beinhalten.

Wie oft muss der Jahresabschluss eingereicht werden?

Den Jahresabschluss Ihres Unternehmens müssen Sie zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres einreichen. Das hat zum Vorteil, dass Sie so stets einen Überblick darüber erhalten, wie sich das Unternehmen hinsichtlich seiner Ausgaben und Einnahmen wirtschaftlich entwickelt.

Darüber hinaus ist der Jahresabschluss auch für Sie bzw. Ihr Unternehmen eine gute Möglichkeit, die wirtschaftliche Lage des Betriebes zu überblicken und zu analysieren. So lassen sich Entscheidungen für die Zukunft besser treffen. Bei weiteren Fragen hinsichtlich des Jahresabschlusses kontaktieren Sie am besten einen Steuerberater in Ihrer Nähe. Geben Sie dafür einfach Ihre Stadt oder Postleitzahl in die Suchmaske ein.

Jahresabschluss erstellen: Vorgehensweise und Tipps

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