Kleinunternehmen anmelden: So gehen Sie vor
Wenn Sie Ihr Kleinunternehmen anmelden möchten, müssen Sie das Finanzamt darüber informieren. Wir zeigen, was wichtig ist.
Kleinunternehmerregelung: Rechte und Pflichten
Bereits bei der Existenzgründung sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie mit Ihrem Unternehmen unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fallen. Daraus ergeben sich einige Vorteile, aber auch steuerliche Pflichten. Wir erklären, wie sich die Regelung definiert und welche Rechnungs-, Steuer und Buchführungsregeln damit einhergehen.
Inhaltsverzeichnis
Wann ist ein Kleinunternehmer ein Kleinunternehmer?
Um sich bzw. das eigene Unternehmen als Kleinunternehmen zu definieren, ist lediglich eine Zahl relevant: Der Umsatz, der mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen oder Lieferungen erwirtschaftet wurde. Wenn dieser im Vorjahr unter 25.000 € lag (seit 2025; 2020–2024: 22.000 €, bis 2019: 17.500 €) und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht höher als 100.000 € sein wird, gelten Sie als Kleinunternehmer und fallen demnach auch unter die Kleinunternehmerregelung. Wichtig: Es handelt sich bei diesen Kennzahlen um den Umsatz, nicht den Gewinn. Dieser wird deutlich niedriger ausfallen, da davon Ihre Ausgaben abgezogen werden, vom Umsatz jedoch nicht.
Was beinhaltet die Kleinunternehmerregelung?
Laut §19 des Umsatzsteuergesetztes (UStG) hat jeder, der unter die Kleinunternehmerregelung fällt, auch Anspruch auf diesen Status. Wenn das Finanzamt Sie als Kleinunternehmer anerkennt, bringt das einige Vorteile mit sich:
- Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer auszuweisen (siehe Wann ist man umsatzsteuerpflichtig?)
- Keine Umstände durch das komplizierte UStG
- Deutlich einfachere Buchführung
- Wesentlich weniger Aufwand beim Erstellen der Steuererklärung
Besonders durch das Wegfallen der Umsatzsteuer ergibt sich ein großer Vorteil der Kleinunternehmerregelung: Sie sparen sich den Aufwand für entsprechende Verwaltungsaufgaben. So ist es nicht notwendig, zu jeder Dienstleistung oder Lieferung den passenden Umsatzsteuersatz herauszufinden und Sie müssen Ihren Kunden diesen auch nicht in Rechnung stellen. Das bedeutet, dass Sie sich auch nicht mit Umsatzsteuervorauszahlungen oder der Umsatzsteuererklärung auseinandersetzen müssen.
Was passiert, wenn mehr Umsatz als erwartet erzielt wird?
Seit der Reform 2025 gilt im Gründungsjahr: Übersteigt Ihr tatsächlicher Umsatz die Kleinunternehmer-Grenze von 25.000 €, endet Ihre Kleinunternehmereigenschaft sofort ab dem Zeitpunkt der Überschreitung – nicht erst ab dem Folgejahr. Der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, sowie alle danach folgenden Umsätze unterliegen dann bereits im laufenden Jahr der Regelbesteuerung. Die Umsätze, die Sie vor der Überschreitung im Rahmen der Kleinunternehmerregelung steuerfrei erzielt haben, bleiben steuerfrei.
Im Grunde gilt also immer: Wenn Sie im vorangegangenen Jahr mehr als 25.000 € Umsatz hatten, entfällt die Kleinunternehmerregelung ab dem 1. Januar des neuen Jahres. Übersteigt Ihr tatsächlicher Umsatz im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 €, endet die Kleinunternehmereigenschaft sogar sofort ab diesem Zeitpunkt – nicht erst im Folgejahr. Wichtig: Das Finanzamt benachrichtigt Sie nicht, wenn ein Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung bevorsteht. Denn in der Regel wird das Finanzamt im Rahmen Ihrer Steuererklärungen über einen höheren Umsatz Ihres Unternehmens informiert.
Wer kann Kleinunternehmer werden?
Im Prinzip kann jeder Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fallen und dessen Vorteile genießen. Der Status gilt nicht als gesonderte Rechtsform. Jedoch können mehrere Firmenrechtsformen ein Kleinunternehmen sein:-Freiberufler, Einzelunternehmer-Personengesellschaften-Juristische Personen
Schwankende Umsatzerlöse: Kleinunternehmer oder nicht?
Sollten die Umsatzerlöse Ihres Unternehmens nicht gleich bleiben, sondern öfter schwanken, dann ist auch ein mehrmaliger Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung möglich. Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit Beispielen:
| Jahr | Geplanter Umsatz | Tatsächlicher Umsatz | Kleinunternehmer? |
|---|---|---|---|
| 2014 | 10.000 € | 7.500 € | Ja |
| 2015 | 20.000 € | 25.825 € | Ja |
| 2016 | 12.000 € | 12.400 € (+ 2.356 € USt = 14.756 €) | Nein |
| 2017 | 25.000 € | 40.000 € | Ja |
| 2018 | 10.000 € | 15.500 € (+ 2.945 € USt = 18.445 €) | Nein |
| 2019 | 28.000 € | 18.400 € (+ 3.496 € USt = 21.896 €) | Nein |
| 2020 | 25.000 € | 14.500 € | Ja |
| 2021 | 22.000 € | 22.015 € | Ja |
| 2022 | 16.000 € | 12.500 € (+ 2.375 € USt = 14.875 €) | Nein |
| 2025 | 30.000 € | 32.000 € | Ja |
| 2026 | 35.000 € | 37.000 € | Nein |
Sonderfälle in der Kleinunternehmerregelung
Im Gründungsjahr eines Gewerbes, eines land- oder forstwirtschaftlichen Betriebs oder wenn Sie eine neue selbstständige Tätigkeit aufnehmen, gilt seit der Reform 2025 eine vereinfachte Regel: Da kein vorangegangenes Geschäftsjahr existiert, zählt ausschließlich, ob Ihr tatsächlicher Umsatz die Grenze von 25.000 € im Gründungsjahr nicht übersteigt. Eine Hochrechnung auf zwölf Monate findet nicht mehr statt – auch wenn Sie erst mitten im Jahr starten, gilt die volle 25.000-€-Grenze für den tatsächlich erzielten Umsatz.
Beispiel: Sie beginnen am 15. Mai. Solange Ihr tatsächlicher Umsatz bis zum 31. Dezember 25.000 € nicht übersteigt, bleiben Sie Kleinunternehmer und zwar unabhängig davon, dass Sie nur acht Monate geschäftlich tätig waren.
Der Kleinunternehmer-Status ist grundsätzlich an die jeweilige Person des Unternehmers gebunden. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, sich mehrfach auf die Kleinunternehmerregelung zu berufen. Sie können also nicht mit mehreren Tätigkeiten oder Unternehmen jeweils bis zu 25.000 € Umsatz machen, ohne die Umsatzsteuer auszuweisen. Sollten Sie mehrere Unternehmen besitzen, dann werden die jeweiligen Umsätze addiert.
Bei der Ermittlung der Kleinunternehmer-Grenze werden Produkte und Dienstleistungen, die umsatzsteuerfrei sind, gar nicht erst berücksichtigt. Das verhindert, dass ein zu großer Aufwand für das Finanzamt entsteht. Eine Liste mit den wichtigsten „Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen“ finden Sie im UStG, 34 Nr. 11 bis 28. Dazu gehören unter anderem:
- Heilbehandlungen durch Ärzte,
- die Verpachtung oder Vermietung von Grundstücken,
- Angebote allgemein- oder berufsbildender Schulen
- oder Leistungen selbstständiger Lehrer an Einrichtungen dieser Art.
Wichtig: Welche Waren und Dienstleistungen nun im Einzelfall als nicht umsatzsteuerpflichtig gelten, sollten Sie im Optimalfall mit dem Finanzamt oder einem Steuerberater klären.
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Kleinunternehmerregelung: Vor- und Nachteile
Wenn Ihre Umsätze unter der Grenze der Kleinunternehmerregel liegen, heißt das nicht zwangsläufig, dass Sie diese auch in Anspruch nehmen müssen. Das können Sie frei entscheiden. Die Kleinunternehmerregelung hat Vor- und Nachteile:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
Komfort:
| Perspektive:
|
Preisgestaltung:
| Geschäftsimage:
|
Liquidität:
|
Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Für nebenberufliche Gewerbetreibende sowie Selbstständige, die im Privatkunden-Geschäft tätig sind, kann die Kleinunternehmerregelung sinnvoll sein. Insbesondere dann, wenn keine großen Ausgaben anfallen und die Umsätze auch in den kommenden Jahren voraussichtlich nicht über die 25.000 € Grenze steigen. Für Vollerwerbsgründer und nebenberufliche Gewerbetreibende sowie Selbstständige im B2B-Geschäft lohnt sich die Kleinunternehmerregelung im Normalfall nicht.
Kleinunternehmer werden oder nicht: Vorgehensweise
Wenn Sie sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entschieden haben, füllen Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus und teilen dem Finanzamt so Ihre Entscheidung mit. Haben Sie den Bogen noch nicht zugeschickt bekommen, können Sie diesen auf der Homepage der Bundesfinanzverwaltung herunterladen. Wie Sie Ihr Kleinunternehmen anmelden, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema. Wichtig: Sollten Sie bei der Existenzgründung freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, dann sind Sie für 5 Jahre an diesen Entschluss gebunden – ganz gleich, wie hoch Ihre Umsätze in dieser Zeit sind. Im 6. Jahr ist dann lediglich ein einfaches Schreiben an das Finanzamt nötig, um den Verzicht zu widerrufen.
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