Werbungskosten: Pauschbetrag geltend machen

Für Werbungskosten – berufliche Kosten wie beispielsweise Arbeitskleidung und Fahrtkosten – kann jeder Steuerpflichtige einen Betrag von 1.000 € im Jahr geltend machen. Für diesen sogenannten Pauschbetrag müssen keine Nachweise oder Belege eingereicht werden. Alles, was darüber hinausgeht, müssen Sie belegen. Wir erklären, was man unter Werbungskosten und Pauschbetrag versteht und was Sie bei der Steuererklärung beachten müssen.

Werbungskosten und Pauschbetrag: eine Definition

Werbungskosten sind Kosten, die – laut Einkommensteuergesetz – zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen dienen. Darunter fallen Aufwendungen, die beruflich bedingt sind. Der sogenannte Werbungskosten-Pauschbetrag gilt für Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit – Vermietung und Verpachtung sind dabei ausgeschlossen.

Das Finanzamt zieht den Betrag einmal im Jahr ab, eine doppelte Berücksichtigung ist nicht möglich. Dabei ist es irrelevant, ob Sie sich in mehreren Arbeitsverhältnissen befinden oder ob Ihre Arbeitseinkünfte im Ausland oder im Inland erbracht wurden. Einzige Ausnahme: Wenn Werbungskosten aus mehreren Arbeitsverhältnissen insgesamt 1.000 € überschreiten, dann können Sie diese in der Einkommensteuererklärung angeben, sodass diese berücksichtigt werden. Auch bei Ehepartnern oder eingetragenen Lebenspartnern wird die Pauschale berücksichtigt.

Wie hoch ist der Pauschbetrag?

Gemäß § 9a EstG werden jedem Arbeitnehmer automatisch 1.000 € – der festgesetzte Pauschbetrag – abgezogen. Damit sollen Werbungskosten in dieser Höhe pauschal abgegolten werden. Wenn Sie als Arbeitgeber also keine höheren Werbungskosten geltend machen, dann wird dieser Betrag automatisch von der Lohnsteuer abgezogen. Werbungskosten bzw. beruflich veranlasste Kosten können Sie aber auch noch zusätzlich von der Steuer absetzen. Bei einem Betrag von bis zu 1.000 € müssen Sie dafür keine Nachweise einreichen, sondern das Einkommen, das Sie versteuern müssen, reduziert sich automatisch um diese Pauschale.

Kann der Betrag anteilig gekürzt werden?

Der sogenannte Pauschbetrag für Arbeitnehmer ist ein Jahresbetrag. Das bedeutet, dass er sich nicht verringert – auch nicht, wenn Sie nicht das gesamte Jahr arbeiten. Sie besitzen einen Rechtsanspruch darauf, dass das Finanzamt den Pauschbetrag bei Ihnen ansetzt. Ganz gleich, ob Werbungskosten in dieser Höhe angefallen sind oder nicht. Von Arbeitgeberseite aus wird er daher automatisch beim monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Liegt der Arbeitslohn unter 1.000 €, dann reduziert sich der Pauschbetrag auf 0 €, damit es nicht zu negativen Einkünften bzw. Verlusten kommt.

Wie sieht es mit sonstigen Einkünften aus?

Eine Werbungskostenpauschale steht nicht nur Arbeitnehmern zu: Auch Rentner bzw. sogenannte Versorgungsempfänger haben das Recht, einen Betrag von 102 € im Jahr für Werbungskosten zu nutzen (siehe Werbungskosten für Rentner). Oder aber Sie reichen Ihre Kosten einzeln und nachgewiesenen ein. So ist es möglich, gegebenenfalls höhere Werbungskosten in der Steuererklärung gelten zu machen. Auch bei Einkünften, die aus Unterhalts- oder Versorgungsleistungen sowie Altersvorsorge, Pension oder Direktversicherungen resultieren, wird ein Pauschbetrag von 102 € gewährt.

Für wen gelten Werbungskosten und Pauschbeträge nicht?

Gesetzlich ist es nicht möglich, den Pauschbetrag der Werbungskosten auf einen Partner oder dritte Personen zu übertragen, da jeder seinen „eigenen“ Betrag erhält. Beschränkt steuerpflichtige Personen können die Werbekosten-Pauschbeträge nicht nutzen. Auch bei einer geringfügigen Beschäftigung auf 450€-Basis, die pauschal versteuert wird, gilt der Pauschbetrag für Arbeitnehmer nicht. Demnach können in diesem Fall auch keine Werbungskosten geltend gemacht werden.

Werbungskosten über dem Pauschbetrag absetzen

Wenn Sie Werbungskosten von über 1.000 € hatten, können Sie diese auch steuerlich absetzen. Dafür tragen Sie die Beträge auf Seite 2 und 3 der Anlage N ein. Die dort vermerkten Werbungskosten werden dann von Ihrem steuerpflichtigen Bruttolohn abgezogen. Dabei gilt: Aufwendungen müssen Sie in dem Jahr in Ihrer Steuererklärung geltend machen, in dem sie bezahlt wurden. Das gilt auch, wenn das damit verbundene Ziel erst im darauffolgenden Jahr oder womöglich gar nicht eintritt. So müssen Sie beispielsweise Bewerbungskosten in dem Jahr geltend machen, in dem diese entstanden sind, auch wenn das Ziel – die neue Arbeitsstelle – womöglich erst im darauffolgenden Jahr (oder gar nicht) eintritt bzw. beginnt.

Eine Ausnahme gibt es jedoch: Bei Arbeitsmitteln, die über mehrere Jahre hinweg abzuschreiben sind, sowie Ausgaben, die regelmäßig wiederkehren, beispielsweise Mieten. Auch Zahlungen für Leistungen oder Artikel, die bis ins darauffolgende Jahr reichen, sind abziehbar – wie der Kauf einer Jahresfahrtkarte für Bahnfahrten zur Arbeitsstelle im November.

Nachweise

Alle Aufwendungen, die über dem Pauschbetrag liegen und die Sie steuerlich geltend machen möchten, müssen Sie durch Belege nachweisen. Diese müssen folgende Daten enthalten:

Zahlungsempfänger
Betrag
Zweck
Zahlungsdatum

Sollten Sie für Ausgaben keine Originalbelege besitzen, dann besteht die Möglichkeit, Eigenbelege mit den erforderlichen Daten zu erstellen und diese an das Finanzamt zu übermitteln. Dabei ist es wichtig, die Ausgabe glaubhaft darzustellen. Denkbar wäre es auch, dafür anzubieten, den gekauften Gegenstand in Augenschein zu nehmen oder sogar das Angebot einer eidesstattlichen Versicherung. Anschließend dürfen Sie die Höhe der Aufwendungen schätzen, sollte der genaue Betrag sich nicht mehr nachweisen lassen.

Was lässt sich nicht absetzen?

Aufwendungen für die private Lebensführung – beispielsweise Essen, Kleidung oder Hygieneartikel – lassen sich grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehen. Diese Beträge sind mit dem Grundfreibetrag sowie dem Kindergeld abgegolten.

Auch private Aufwendungen, die Sie als Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen geltend machen können, lassen sich nicht als Werbungskosten absetzen. Gesetzt den Fall, die private Komponente ist im Vergleich zur beruflichen deutlich niedriger, lassen sich die Aufwendungen insgesamt als Werbungskosten absetzen.

Beispiel: Sie legen sich einen Arbeitslaptop zu, den Sie zu 10% auch für private Zwecke nutzen. In diesem Fall spielt das keine Rolle, die Kosten können Sie steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Wenn Sie sich nicht sicher sind oder im Vorfeld von einem Steuerberater beraten lassen möchten, dann geben Sie einfach Ihre Stadt oder Postleitzahl in die obenstehende Suchmaske ein.

Werbungskosten: Pauschbetrag geltend machen

Inhaltsverzeichnis